シフト表の無料Excelテンプレート｜人数・勤務時間の計算と作り方

店舗やサロンで毎月のシフトを組む方向けに、5名分の無料Excelテンプレートを用意しました。「早」「遅」「休」を選ぶと、日ごとの出勤人数と不足人数、スタッフごとの出勤日数・勤務時間を計算できます。

5名の作例で、10月2日は必要4名に対して出勤3名。足りない1名を赤く表示します。完成したファイルから使い始めても、後半の数式を使って自作しても構いません。

完成例：勤務を変更すると人数と時間が変わる

練習ファイルには「シフト表」と「勤務設定」の2シートがあります。勤務設定で早番・遅番の時間を決め、シフト表へ毎日の勤務を入れます。黄色が入力欄、薄緑が数式欄です。勤務欄は記号に応じて色が変わります。

試しに「シフト表」のD6を「早」から「休」へ変えてください。10月1日の出勤人数D14が4から3へ、不足人数D16が0から1へ変わります。確認したらD6を「早」に戻します。

完成ファイルを自分の職場で使う

1. ダウンロードしたファイルをコピーして保存します。
2. 「勤務設定」のB6〜D7で、早番・遅番の開始時刻、終了時刻、休憩時間を変えます。休憩30分は「0.5」、1時間は「1」です。
3. 「シフト表」のB3を使いたい月の日付に変えます。2027年4月なら「2027/4/1」です。A6〜A10の名前も置き換え、使わないスタッフ欄は名前を空欄にします。
4. D6〜AH10の勤務をいったん消し、各日に「早」「遅」「休」を選びます。消すのはセルの内容だけです。行全体や、B〜C列の数式は残してください。
5. D15〜AH15に、日ごとの必要人数を入れます。営業しない日は「0」にします。

入力後は16行目の「不足人数」と17行目の「未入力等」を確認してください。休みは空欄のままにせず「休」を選んでください。空欄と、誤って入力した「早番」などの記号は「未入力等」に数えます。

ここで確認する人数は、その日に出勤する人の合計です。早番と遅番が入れ替わる時間帯など、同時に何人いるかは開始・終了時刻とあわせて確認してください。

20名分の勤務と人件費も管理したい場合

無料作例と販売版の違いは次のとおりです。スマホでは表を左右にスクロールできます。

5名・早番と遅番で足りる職場なら、無料作例から始められます。20名分の枠を自分で増設せずに使い、勤務ごとの必要人数や人件費まで確認したい場合は、シフト表 Excelテンプレートがおすすめです。

20名分のシフト・勤務時間・人件費をまとめて管理

シフト表 Excelテンプレート

¥2,200 税込買い切り

お買い物カゴに追加 画面と機能を見る

月間シフト表の枠と勤務の選択肢を作る

ここからは白紙のブックから作る手順です。完成ファイルを使う場合は、上の置き換え手順で始められます。

新しいブックに「シフト表」「勤務設定」という名前のシートを作ります。「シフト表」のB3に「2026/10/1」、A5〜C5に「氏名」「出勤日数」「勤務時間(h)」を入力してください。A6〜A10には佐藤・田中・鈴木・高橋・伊藤を1名ずつ入れます。

対象月から日付と曜日を表示する

D4へ次の式を入れます。B3で指定した月の1日が表示される式です。

=DATE(YEAR($B$3),MONTH($B$3),1)

E4へ次の式を入れ、AH4まで右へコピーします。対象月が終わった後の列は空欄になります。

=IF(D4="","",IF(MONTH(D4+1)=MONTH($B$3),D4+1,""))

D4〜AH4の日付表示を「m/d」に設定してください。D5に次の式を入れ、AH5まで右へコピーすると曜日が付きます。D4が10/1なら、D5は「木」です。

=IF(D4="","",CHOOSE(WEEKDAY(D4),"日","月","火","水","木","金","土"))

勤務記号をドロップダウンから選ぶ

D6〜AH10を選択し、［データ］→［データの入力規則］でリストを設定します。元の値には「早,遅,休」を半角カンマで区切って入力してください。Microsoftのドロップダウン作成手順でも確認できます。

まずD6〜J10に次の7日分を入力します。スマホでは表を左右にスクロールしてください。

日ごとの出勤人数と不足人数を数える

A12〜A17に「早番人数」「遅番人数」「出勤人数」「必要人数」「不足人数」「未入力等」を順に入れます。D15〜AH15は必要人数の入力欄です。この例ではすべて4にします。

D12に早番人数の式を入れ、AH12まで右へコピーします。COUNTIFSで、勤務が「早」で、名前も入っている行を数える式です。

=IF(D4="","",COUNTIFS(D$6:D$10,"早",$A$6:$A$10,"<>"))

D13は遅番人数です。同じようにAH13までコピーします。

=IF(D4="","",COUNTIFS(D$6:D$10,"遅",$A$6:$A$10,"<>"))

D14に出勤人数の式を入れ、AH14までコピーします。10月1日は早番2名と遅番2名で4名です。

=IF(D4="","",SUM(D12:D13))

D16に不足人数の式を入れ、AH16までコピーします。必要人数から出勤人数を引き、足りていれば0にします。必要人数が空欄なら、表示は「必要数未入力」です。

=IF(D4="","",IF(COUNT(D15)=0,"必要数未入力",MAX(0,D15-D14)))

10月2日のE16は「1」になります。D16〜AH16を選び、［ホーム］→［条件付き書式］で「セルの値が0より大きい」セルに赤い塗りつぶしを設定すると、足りない日を探しやすくなります。

=IF(D4="","",COUNTIFS($A$6:$A$10,"<>")-SUM(D12:D13)-COUNTIFS(D$6:D$10,"休",$A$6:$A$10,"<>"))

休憩を引いた勤務時間と、個人の合計を計算する

「勤務設定」のA5〜E5に「記号」「開始」「終了」「休憩(h)」「勤務時間(h)」を入力します。6行目は早・9:00・17:00・1、7行目は遅・13:00・20:00・1です。開始と終了は時刻、休憩は時間数で入力します。

E6に次の式を入れ、E7へコピーします。表示形式は数値の小数1桁にしてください。早番は7.0時間、遅番は6.0時間になります。

=IF(COUNT(B6:D6)<3,"",ROUND(MOD(C6-B6,1)*24-D6,2))

時刻の差に24を掛けて時間数に直し、休憩を引いています。MODを使っているため、22:00〜翌6:00で休憩1時間なら7時間です。1勤務は24時間未満で使い、休憩は拘束時間以内に収めてください。同じ開始・終了時刻は0時間になります。

開始・終了の時刻から直接計算し、休憩の入力漏れや日またぎも確かめたい方は、勤務時間の計算式と無料Excelをご覧ください。月間の勤務記号を集計する本記事と、用途を分けて使えます。

「シフト表」のB6に次の式を入れ、B10まで下へコピーします。日付のある列の「早」「遅」を数えるので、2月の29〜31日など、対象月にない日の入力は集計しません。

=IF(A6="","",COUNTIFS(D6:AH6,"早",$D$4:$AH$4,">0")+COUNTIFS(D6:AH6,"遅",$D$4:$AH$4,">0"))

C6に次の式を入れ、C10まで下へコピーします。早番の回数×早番の時間と、遅番の回数×遅番の時間を合計します。

=IF(A6="","",IF(OR(COUNT('勤務設定'!$E$6:$E$7)<2,MIN('勤務設定'!$E$6:$E$7)<0),"時間設定確認",COUNTIFS(D6:AH6,"早",$D$4:$AH$4,">0")*'勤務設定'!$E$6+COUNTIFS(D6:AH6,"遅",$D$4:$AH$4,">0")*'勤務設定'!$E$7))

佐藤さんは早番3日、遅番2日なので、B6は5日、C6は「3×7＋2×6」で33時間です。これは記入済みの1〜7日分です。残りの日を入力すると合計も増えます。

勤務ごとの必要人数と、スタッフ別の勤務時間を確認する

シフト表 Excelテンプレート

¥2,200 税込買い切り

お買い物カゴに追加 画面と機能を見る

印刷して配るときは、文字と確定版を確認する

勤務が決まったら、配布用のコピーを保存します。「2026-10_シフト_確定_10月20日版」のように、対象月と更新日をファイル名へ入れてください。調整中は「案」とし、変更後は同じ保存先の確定版を更新してスタッフへ知らせます。

PC版Excelの［ファイル］→［印刷］で、用紙を横向きにしてプレビューを確認します。31日分をA4の1枚へ縮めると文字が小さくなるため、まず拡大縮小なしの100％で確認してください。読みにくければ、A3を選ぶか、日付の途中でページを分けます。

ページを分ける場合は、［ページレイアウト］→［印刷タイトル］で、タイトル行を「$4:$5」、タイトル列を「$A:$A」に設定します。この設定で、各ページに日付・曜日と氏名が付きます。対象月が分かるよう、ヘッダーにも「2026年10月・確定・更新日」を記載してください。

プレビューでは、氏名と勤務記号が読めること、同じ日付の列が途中で切れていないこと、月末まで含まれていることを確認します。PDFで配る場合も、保存したPDFを開いて同じ箇所を見直してください。画面の文字サイズを下げて収める必要はありません。

印刷設定はMicrosoftの拡大縮小の説明と、印刷タイトル・ヘッダーの設定で確認できます。

翌月へコピーするときと、数字が合わないとき

翌月は別名でコピーを保存してから、D6〜AH10の勤務だけを消し、B3の対象月と15行目の必要人数を変更します。前月の勤務を残したまま日付だけ変えると、別の日に勤務が引き継がれてしまいます。

勤務の入力に集中できる、設定済みテンプレートを使う

職場で使うには、人数や勤務パターンに合わせて数式を延ばし、必要人数の設定や集計画面も整える必要があります。その準備を省きたい方には、シフト表 Excelテンプレートをおすすめします。

販売版の枠はスタッフ20名・勤務パターン10種類です。月間シフトに勤務記号を入れると、出勤日数・勤務時間・人件費の見込みを集計し、人員が足りない日を確認できます。平日と土日祝の必要人数を勤務パターンごとに設定でき、店休日も登録できます。

購入後はZIPを展開し、元ファイルを保管してコピーを使います。「設定」で対象年・月、勤務パターン、必要人数を登録し、「スタッフ」に名前や賃金などを入力してください。その後「シフト表」の勤務入力欄を自分の職場の予定へ置き換えます。

シフトの割り当ては手入力です。翌月はファイルをコピーして勤務欄を消します。人件費は概算で、残業・深夜割増、交通費、社会保険料を含む給与計算用ではありません。PC版Excelでの利用をおすすめします。

20名分のシフトと人件費の集計を、完成した表で始める

シフト表 Excelテンプレート

¥2,200 税込買い切り

お買い物カゴに追加 画面と機能を見る

買い切り・テンプレートの月額料金なし
お支払い完了後、Excel＋説明テキストのZIPをダウンロード

カートの商品で購入手続きへ →

作業ごとの期間や進捗を管理したい場合は、Excelガントチャートの作り方をご覧ください。

数式の参考：Microsoft：COUNTIFS関数、Microsoft：MOD関数。