発注書・注文書の無料Excelテンプレート｜記入例とPDF保存

仕入先へ送る発注書・注文書を、数式入りの無料Excelテンプレートで作れます。宛先・納期と、品名・数量・税抜単価を入力すると、明細の金額と税込合計を計算します。

梱包資材3品の記入例は、税抜11,400円・消費税1,140円・税込12,540円です。入力後に宛先・金額・印刷プレビューを確認し、送付用PDFを手動で保存します。

まず入力欄を自分の内容へ変更し、F29の合計と明細を照合します。その後、A2〜F31を印刷範囲に指定してPDF保存へ進んでください。

仕入先から「注文書」の表題を指定された場合は、A2を「注文書」に書き換えられます。この記事では、仕入先へ品名・数量・単価などを伝える同じ帳票として扱います。指定の様式や記載項目がある場合は、送付先の指定に合わせてください。

発注書・注文書の記入例

作例の発注日は2026年10月11日、納期は10月20日です。会社名・商品名は架空です。納品先や支払条件は、仕入先と確認した内容へ置き換えます。

このファイルは、全明細を同じ税率で計算する例です。F7の10％は作例の設定です。実際の取引の税率を確認し、10％なら「10%」と入力してください。入力後にF7の表示が意図した税率になっているか確認します。税額は小計に税率を掛け、円単位に四捨五入しています。

無料Excelを自分の発注書に置き換える

ダウンロード後は元ファイルを保管し、発注ごとにコピーを作ってください。ファイル名には発注番号と日付を入れておくと便利です。

1. 「発注書」シートでA3の「架空の記入例。」を削除します。B5・B6を宛先と発注者、F5・F6を発注番号と発注日に置き換えてください。
2. B7へ納期、B8へ納品先、B9へ支払条件を入力します。F7へ税率を入力してください。
3. A14〜E25のサンプルは値だけを消し、商品コード・品名・数量・単位・確定単価を入力します。不要な行はA〜E列をすべて空欄にし、F列の数式は残してください。
4. B31の備考を変更し、F29の税込合計と明細を照合してください。「入力未完了」「数値を確認」がある場合は、その行を直します。合計が確定したらPDF保存の手順へ進めます。

単価に入力するのは、その発注で仕入先と確認した税抜金額です。後日、標準価格が変わっても、保存済みの発注書の金額を書き換えないようにします。

小数の数量・単価を使う場合は、入力値がすべて見えるよう表示桁数を増やしてください。配布ファイルの初期表示は数量が小数1桁、単価が整数です。対象のC列・E列を選び、［ホーム］の［小数点以下の表示桁数を増やす］で調整します。

たとえば数量1.25×単価100.5円は125.625円で、明細金額は126円です。初期表示の1.3×101円では計算と合わないため、PDFにも1.25と100.5が表示されることを確認してください。

台帳から発注書を作り、入荷まで管理する場合

発注書を1枚作る用途なら、無料作例で始められます。発注が増え、台帳へ入力した内容を発注書へ転記しているなら、受発注管理 Excelテンプレートがおすすめです。発注番号を選んで帳票を表示し、台帳で入荷予定日・入荷日も記録できます。

販売版も発注書1枚に表示する明細は12行です。13行以上になる発注は番号を分けてください。同じ番号では仕入先・発注日をそろえ、納期が異なる明細も番号を分けると、相手に提出する帳票の内容を確認しやすくなります。

購入後はZIPを展開してコピーを作り、「設定」に自社情報、「取引先」「商品」に仕入先と商品を登録します。「発注台帳」のA列へ番号、B列へ日付、C・E列へ仕入先・商品コード、G・H列へ数量・確定単価、J列へ入荷予定日を入力してください。「発注書」のD1で番号を選ぶと、該当する帳票を表示できます。入荷後はK列へ入荷日を記録します。入力欄へ記入し、商品名や金額を表示する数式セルは残してください。

販売版でもPDF保存と送付は手動です。台帳への入力を帳票に使い、入荷まで同じファイルで確認したい場合に選んでください。

発注書を印刷・PDFにする手順

入力が終わったら、宛先・発注番号・納期・納品先と、数量・単価・合計を読み直します。印刷範囲は未設定なので、最初に帳票部分を指定してください。

1. A2〜F31を選び、［ページレイアウト］→［印刷範囲］→［印刷範囲の設定］で帳票部分を指定します。
2. ［ファイル］→［印刷］でプレビューを開き、A4・縦向きを選びます。横幅・高さを各1ページに合わせ、備考まで収まるか確認してください。品名や見出しが切れる場合は列幅・行高を調整してください。
3. Windows版では［ファイル］→［エクスポート］→［PDF/XPSの作成］、Mac版では印刷画面の［PDF］から保存します。メニュー名はExcelの版で異なります。
4. 保存したPDFを開き、発注番号・商品名・単位・日付が切れていないか確認してから送付してください。

全体を収めるために縮小しすぎると文字が読みにくくなります。プレビューで読める大きさを確認し、長い品名や備考は行高・余白を調整してください。発注番号が切れる場合はF5を選び、［ホーム］の［折り返して全体を表示する］を設定して5行目の高さを広げます。操作の詳細はMicrosoftの印刷手順とMac版の印刷・PDF保存を参照できます。

明細と合計の数式を確認する

計算方法を変更する場合はコピーを作って試します。明細の金額は数量×単価を円単位に四捨五入したものです。F14の次の式をF25まで下へコピーしています。

=IF(COUNTA(A14:E14)=0,"",IF(OR(A14="",B14="",D14="",COUNT(C14)=0,COUNT(E14)=0),"入力未完了",IF(OR(C14<=0,E14<0),"数値を確認",ROUND(C14*E14,0))))

A〜E列がすべて空欄なら何も表示しません。数量・単価に数値がない場合や、商品コード・品名・単位が空欄なら「入力未完了」です。数量が0以下、単価がマイナスなら「数値を確認」と表示します。単価0円は入力済みの数値として扱います。

F27の小計は次の式です。入力途中の行があれば、金額の代わりに「明細を確認」を表示します。

=IF(COUNTIFS(F14:F25,"入力未完了")+COUNTIFS(F14:F25,"数値を確認")>0,"明細を確認",SUM(F14:F25))

F28はF7の税率を使い、F29は小計と税額を合計します。税率0％と空欄を区別するため、税率が未入力なら合計を確定しません。

=IF(COUNT(F7)=0,"税率未入力",IF(ISNUMBER(F27),ROUND(F27*$F$7,0),""))

=IF(COUNT(F27:F28)<2,"入力を確認",SUM(F27:F28))

発注書の金額・明細・送付前の確認

発注書を送った後の入荷予定や分納も整理したい方は、Excelで受発注の納期・未入荷を管理する手順をご覧ください。台帳と帳票をまとめて使う場合は、受発注管理 Excelテンプレートで実画面と仕様を確認できます。

数式の参考：Microsoft：ROUND関数。