Excelで在庫管理表を作る方法｜入出庫・現在庫・棚卸調整の数式まで

Excelの在庫管理表を、「商品マスタ」と「入出庫」の2シートで作ります。商品マスタには商品名や開始時点の在庫を、入出庫には日々の入庫・出庫を1行ずつ記録します。現在庫は「開始時点の在庫＋入庫−出庫＋棚卸調整」で計算するため、残数を手で書き換える必要はありません。

マグカップ20個の在庫を例に、表の項目とSUMIFSの数式を順に設定します。棚卸で1個足りなかった場合の直し方も扱います。同じ数式を入れた練習ファイルも用意しました。ダウンロードして数字を変えながら確認できます。

小さな店舗やEC事業の商品、社内備品などを、担当者が入出庫のたびに記録する使い方に向いています。

現在庫の計算は無料作例で試せます。棚卸で実物を数える表や、在庫金額・欠品の集計画面も使いたい方には在庫管理 Excelテンプレートを用意しています。

無料作例と販売テンプレートの違い

比較表は横にスクロールできます。

販売版の使い方と初期設定を確認する

完成すると、入出庫の記録から現在庫が変わる

下の表が完成形です。白いマグカップは期首20個＋入庫10個−出庫8個−棚卸調整1個＝現在庫21個。発注点を25個に設定しているため、「要発注」と表示されます。

まず、練習ファイルの「入出庫」D2を10から11へ変えてみてください。入庫数を1個増やすと、「商品マスタ」H2の現在庫も21個から22個に増えます。試したらD2を10に戻してください。

在庫管理に必要な2枚のシート

新しいExcelブックを開き、2枚のシートに「商品マスタ」「入出庫」と名前を付けてください。後で使う数式にも、このシート名を指定しています。どちらの表も1行目を見出しにし、2行目からデータを入力します。

商品マスタ：商品コードと開始在庫を決める

まず「商品マスタ」のA1〜D3に、次の内容を入力してください。「期首在庫」には、管理を始める直前に数えた実在庫を入れてください。年度の途中からでも始められます。

表は左右にスクロールして確認できます →

白と黒のように別々に数える商品には、別のコードを付けます。「入出庫」にも、商品マスタと同じコードを入力してください。数量の単位は「個」にそろえます。1箱に12個入っている商品を入庫した場合も、入力する数量は12個です。

続けて、E1〜I1に「入庫計」「出庫計」「調整計」「現在庫」「状態」を入力します。この5列は次の手順で数式を入れる列です。

入出庫：在庫が動くたびに1行追加する

「入出庫」のA1〜F5に、次の例を入力してください。この例では2026年9月1日の営業開始前に在庫を数え、商品マスタの期首在庫に記録しています。入出庫シートには、その後に動いた数量を入力します。

表は左右にスクロールして確認できます →

入庫・出庫の数量は、どちらも正の数で入力してください。出庫8個を「-8」と入力すると、後の数式でさらに差し引くため、在庫が増えてしまいます。マイナスを使うのは、この例では在庫を減らす棚卸調整です。

期首在庫20個を、入出庫にも「入庫20個」として書くと二重計上になります。入出庫へ記録するのは、管理開始後に実際に動いた分だけです。

SUMIFSで現在庫を自動計算する

SUMIFSは、複数の条件に合う行の数値を合計する関数です。今回は「商品コードが一致する」「区分が入庫・出庫・棚卸調整のいずれか」という2条件で数量を集計します。MicrosoftのSUMIFS関数の説明

「商品マスタ」の2行目に、次の数式を入れます。下記では「入出庫」の2〜2001行目、つまり最大2,000行を集計対象にしています。

数式を入れるには、「商品マスタ」の対象セルを選び、式全体を貼り付けてEnterを押してください。「=」から最後の「)」までコピーしてください。最初に入力するE2は、E列と2行目が交わるセルです。下の式を入れると、入庫数の合計「10」が表示されます。入力した式は、セルを選ぶと数式バーで確認できます。

E2：商品ごとの入庫数を合計

=IF($A2="","",SUMIFS('入出庫'!$D$2:$D$2001,'入出庫'!$B$2:$B$2001,$A2,'入出庫'!$C$2:$C$2001,"入庫"))

SUMIFSの集計対象は、「入出庫」のB列が「商品マスタ」A2の商品コードと一致し、C列が「入庫」の行です。その行のD列にある数量を合計した値が、E2の入庫計です。「商品マスタ」A2が空欄なら、E2も空欄になります。

F2・G2：出庫数と棚卸調整を合計

F2には、条件を「出庫」にした式を入力してください。

=IF($A2="","",SUMIFS('入出庫'!$D$2:$D$2001,'入出庫'!$B$2:$B$2001,$A2,'入出庫'!$C$2:$C$2001,"出庫"))

G2には「棚卸調整」の式を入力してください。調整数量のプラス・マイナスは、そのまま合計します。

=IF($A2="","",SUMIFS('入出庫'!$D$2:$D$2001,'入出庫'!$B$2:$B$2001,$A2,'入出庫'!$C$2:$C$2001,"棚卸調整"))

H2：期首在庫に増減を加える

=IF($A2="","",C2+E2-F2+G2)

E2〜H2を選んでコピーし、E3を選んで貼り付けます。コピー後にE3を選び、商品コードの参照だけが「$A3」になったことを数式バーで確認してください。例の入力ができていれば、次の結果になります。

表は左右にスクロールして確認できます →

数式の「$」は、コピー先でも同じ集計範囲を使うための記号です。省かずにコピーしてください。

集計できるのは「入出庫」の2〜2001行目です。2,002行目以降も使う場合は、E〜G列の3本のSUMIFSを修正します。数量・商品コード・区分の参照範囲を、すべて同じ行まで延ばしてください。

この式は、入力した履歴全体の残数を出します。日付による締め処理や特定日の在庫再現は行いません。未入荷の注文や未来の出荷予定は混ぜず、実績だけを入力します。

練習ファイルでは、商品マスタの2〜3行目と、入出庫のコード確認G2〜G5に数式を入れています。行を増やしても、数式は自動では追加されません。商品を追加したらE〜I列の式、入出庫を追加したらG列の式を新しい行へコピーしてください。

発注点に達した商品を見つける

発注点は、補充を検討し始める在庫数です。この例では25個に設定します。自分の商品では、仕入れにかかる日数と、その間に必要な数量をもとに決めてください。

発注点の数量から決めたい場合は、発注点を計算する無料Excelと在庫表への設定手順をご覧ください。使用量・調達日数・安全在庫から基準を求め、個・箱と日数のそろえ方を確認できます。

「商品マスタ」のI2に次の式を入れ、3行目へコピーします。

=IF($A2="","",IF(H2<0,"要確認",IF(H2=0,"欠品",IF(H2<=D2,"要発注","在庫あり"))))

A-001は21個で発注点25個以下なので「要発注」、A-002は10個で発注点5個を超えるので「在庫あり」です。発注点と同数になった時点も「要発注」に含めます。負の在庫は、まず入力漏れや誤記を調べるため「要確認」と分けています。

商品マスタの見出しを含む表を選び、［データ］→［フィルター］で「状態」を絞り込んでください。「要発注」の商品だけを一覧にできます。この表では発注残を管理していないため、注文前に、発注済みでまだ届いていない数量も確認してください。

棚卸で数量が合わないときの直し方

棚卸とは、実物を数えて記録上の在庫と照合する作業です。上のA-001は、入庫と出庫だけなら20＋10−8＝22個ですが、実物は21個だったとします。

先に入出庫の記録を確認します。出荷1個の入力漏れが見つかったなら、出庫の記録を追加するのが先です。原因となる記録を直したうえで、同じ1個を棚卸調整すると二重に減ってしまいます。

記録を確認しても差異が残る場合は、「実在庫−帳簿在庫」＝21−22＝-1を棚卸調整として1回記録します。現在庫の数式や期首在庫を直接21に書き換えず、日付・確認した内容・担当者をメモに残してください。

表は左右にスクロールして確認できます →

練習ファイルは調整後の状態です。「入出庫」D5を0にすると現在庫は22個、-1に戻すと21個になります。現在庫の数式を残したまま、棚卸調整の数量で直せます。

同じ棚卸結果をもう一度「-1」で登録すると、現在庫が20個になってしまいます。伝票番号や棚卸日を見て、登録済みの調整を重ねないようにしてください。実物が2個多い場合は「+2」、一致している場合は調整不要です。

現物を数える表が必要なら、棚卸表の無料Excelテンプレートと記入例を使えます。帳簿数量との照合、差異の再確認、修正した記録の残し方まで説明しています。

入力ミスを減らす運用ルール

区分を選択式にする

「入出庫」のC2〜C2001を選び、［データ］→［データの入力規則］で「リスト」を選択します。元の値に入庫,出庫,棚卸調整を設定すれば、区分の表記ゆれを減らせます。Microsoftの入力規則の設定方法

セルに値を貼り付けると、入力規則で設定した選択肢以外の値が入ることがあります。在庫が合わないときは、区分名の余分な空白や、数量を文字列として入力していないかも確認してください。Microsoftの入力規則の注意点

集計されない商品コードを見つける

「A-001」と「A001」は別のコードです。入出庫に未登録のコードを書くと、その数量は商品マスタの現在庫へ反映されません。

商品マスタのコードがA2〜A301にある場合は、次の式を使えます。「入出庫」のG1に「コード確認」、G2に数式を入力してください。G2の式を入力済みの行へコピーすると、未登録・重複したコードを見つけられます。

=IF(B2="","",IF(COUNTIF('商品マスタ'!$A$2:$A$301,B2)=1,"OK","コード確認"))

ここでは商品コードに「*」「?」を使わず、英数字とハイフンで統一します。数量は「8個」ではなく数値の「8」、日付は「2026/9/2」のように入力してください。

数字が合わないときは、コード・区分・数量・範囲の順で確認

月が変わっても履歴を残す

月が変わっても、同じ「入出庫」シートの空いている行へ追記してください。期首在庫はそのまま使います。年ごとの保管などでファイルを分ける場合だけ、切替時点の現在庫を新しい期首在庫へ引き継ぎます。毎月のリセットは不要です。

ここでは、9月末の在庫がA-001の白いマグカップ21個、A-002の黒いマグカップ10個という例で試します。10月1日に白を5個入庫し、黒を3個出庫すると、どちらの運用でも白26個・黒7個になります。

商品・単位	9月末から10月1日への変化
A-001 白・個	21＋入庫5＝26
A-002 黒・個	10−出庫3＝7

月替わりの練習用Excelをダウンロード

この節の練習ファイルは、先ほどの2商品・4件の履歴を使い、日付を9月28〜30日に移したものです。9月1日時点の期首在庫は白20個・黒12個。9月の入出庫と棚卸調整を記録済みで、ほかに増減はなかったとします。「商品マスタ」のH2は21、H3は10です。以下のセル指定は、この無料作例に対応します。

通常は、10月の入出庫を6〜7行目へ追加する

ダウンロードした「01_9月末_練習開始.xlsx」は保管し、コピーを「在庫_継続.xlsx」として開いてください。「入出庫」の2〜5行目を残したまま、6行目と7行目へ次の値を入力します。数量の単位は両商品とも個です。

6行目のセル	入力する値
A6 日付	2026/10/1
B6 商品コード	A-001
C6 区分	入庫
D6 数量	5
E6 伝票番号	IN-002
F6 メモ	10月の仕入れ

7行目のセル	入力する値
A7 日付	2026/10/1
B7 商品コード	A-002
C7 区分	出庫
D7 数量	3
E7 伝票番号	OUT-003
F7 メモ	10月の販売

この月替わり用ファイルでは、6〜7行目の書式とG列のコード確認式も設定済みです。入力後はG6・G7が「OK」、「商品マスタ」のH2が26、H3が7になることを確認してください。C2・C3の期首在庫は20・12のままで合っています。8行目以降を使う際は、前の行から書式とG列の式をコピーします。集計対象は2001行目までです。

別ファイルへ切り替えるときは、先に月末在庫を確保する

切替の練習には、10月分を追加していない「01_9月末_練習開始.xlsx」を使います。前の手順で作った「在庫_継続.xlsx」は使わず、ダウンロードした元ファイルから別のコピーを作ってください。

実際の業務では、9月30日までの記録と棚卸調整を終え、10月分を入力する前に切り替えます。この作例の現在庫は全履歴の合計なので、10月分を入力済みなら9月末の残数ではありません。その場合は、9月末の保存用コピーへ戻って切り替えた後、10月分だけを新ファイルへ移してください。

1．月末ファイルを保存し、新しいコピーを作る
元ファイルを「在庫_2026年9月末_保存用.xlsx」として保存し、閉じてください。そのファイルを複製し、「在庫_2026年10月開始.xlsx」と名付けて開きます。保存用は残し、ここからは10月開始のコピーだけを編集してください。

2．現在庫H2:H3を、期首在庫C2:C3へ値で貼り付ける
「商品マスタ」のA2がA-001、A3がA-002であることを確かめます。H2の21、H3の10を控えてから、H2:H3を選んでコピーしてください。C2を選び、［貼り付け］の［値］を使います。数式バーでC2が21、C3が10という数値になっていることを確認します。H列の計算式はそのまま残してください。

この時点では9月の履歴も残っているため、H2は一時的に22、H3は8になります。次の操作で9月分を除くと、控えた21・10へ戻ります。履歴を先に消すとH2・H3が20・12に変わり、月末在庫を正しく引き継げません。

3．新ファイルの9月分だけ、入力内容を消す
「入出庫」のA2:F5を選び、［ホーム］→［クリア］→［内容のクリア］を実行してください。この4行が9月分の全履歴です。行そのものは削除せず、見出しの1行目とコード確認のG列、商品マスタの数式は残します。消す範囲を変更する場合も、切替前の履歴だけを対象にしてください。

「商品マスタ」のE2:G3はすべて0、H2は21、H3は10になります。保存用ファイルのH2:H3と、新ファイルのC2:C3・H2:H3が、同じ商品コードで一致すれば引継ぎ完了です。

10月分を入力し、同じファイルへ追記した結果と照合する

「在庫_2026年10月開始.xlsx」の「入出庫」A2:F2へ、上の6行目と同じ入庫を入力してください。A3:F3へは、上の7行目と同じ出庫を入力します。つまり、2行目は10月1日・A-001・入庫・5・IN-002・10月の仕入れ、3行目は10月1日・A-002・出庫・3・OUT-003・10月の販売です。引き継いだ21個・10個を、入庫として追加する必要はありません。

「商品マスタ」のH2は26、H3は7になります。「在庫_継続.xlsx」と同じ値です。新ファイルの期首在庫C2・C3は21・10、継続ファイルは20・12ですが、それぞれに対応する履歴を使うため、現在庫は一致します。

合わない場合は、商品コードと次の箇所を確認してください。旧履歴を残して期首だけ変えると、10月分入力後は白27個・黒5個になります。期首を変えずに旧履歴を消すと、白25個・黒9個です。新ファイルのC2:C3と、9月分を消した範囲を見直します。誤って消した履歴は、保存用ファイルから復元できます。

確認できたら保存して開き直し、H2が26、H3が7であることをもう一度確かめてください。練習開始ファイルと、2通りの操作後の答えをまとめてダウンロードできます。ZIP内の「02」は履歴を残した答え、「03」は別ファイルへ切り替えた答えです。

販売中の在庫管理 Excelテンプレートは、商品マスタのL列が期首在庫、P列が現在庫で、データは7行目から始まります。無料作例とはセル配置が異なるため、上のセル範囲をそのまま使わないでください。販売v1.2にも、自動で月末在庫を繰り越す機能はありません。履歴を別ファイルへ分けると、新ファイルの過去の入出庫推移や直近30日の出庫集計にも影響するため、通常は履歴を残して追記する運用をおすすめします。

値だけを貼り付ける操作と、内容のクリアは、Microsoftの貼り付けの説明、セルのクリアの説明でも確認できます。今回の作例は表計算エンジンで再計算・保存後の再読込を検証しました。Microsoft Excelアプリでの操作・印刷確認は未実施です。

使い始める前に、表の在庫数が実物と合っているかを確かめてください。入庫・出庫・マイナスの棚卸調整も1件ずつ試し、計算どおりに増減するかを確認します。複数人で使う場合は、入力する担当と締切を決めておくと、同じ入出庫の二重登録を防ぎやすくなります。

注文した数量と、実際に届いた数量も確認するなら、受発注管理表の無料Excel作例をご覧ください。発注残は注文の表で、届いた商品の増減は在庫の表で記録すると、未入荷分を現在庫へ混ぜずに管理できます。

練習ファイルの確認内容（2026年9月30日）

配布する.xlsxと同じ数式について、表計算の自動計算環境（artifact-tool）で15項目を確認しました。入庫変更、発注点との境界、在庫ゼロ・負数、棚卸調整、コード未登録・重複・空欄、集計範囲の端、試験後の復元を含みます。

• 入庫10→11：現在庫21→22
• 入庫14：現在庫25で「要発注」。入庫15：26で「在庫あり」
• 出庫29：現在庫0で「欠品」。出庫30：-1で「要確認」
• 棚卸調整-1→0：現在庫21→22

各条件を1つずつ変更し、最後は記事の初期値へ戻して保存しています。Excelアプリでの操作・再計算の確認は未実施です。記事の練習用画像は配布ファイルを描画した表示例で、Excelアプリのスクリーンショットではありません。

数式設定や見やすい表作りを省きたい方へ

練習ファイルでは、入出庫から現在庫を計算する表を作れます。数式を自分で調整したい方は、このファイルを使ってみてください。

棚卸表や在庫金額のグラフも使いたい方には、SpreadHubの「在庫管理 Excelテンプレート」をおすすめします。印刷用の棚卸表と、欠品・要発注の商品を確認できるダッシュボードを用意しています。

商品300件・入出庫2,000行分の入力欄と集計式も設定済みです。数式やレイアウトを一から作る手間を省けます。

自作で設定する部分と、販売テンプレートに用意したもの

購入後はZIPを展開し、元ファイルのコピーを保存してください。操作ガイドを読んだら、サンプルを自社の品目・期首在庫・発注点に置き換えます。開始在庫が実物と合っていることを確かめてから、日々の入出庫を記録し、棚卸で実物と照合します。

棚卸で出た差異は、確認後に「入出庫」へ棚卸調整として登録してください。棚卸表へ実在庫を入力しただけで、現在庫が書き換わる仕組みではありません。

PC版Excelでの利用をおすすめします。EC・POSとの自動連携、自動発注、発注残、複数倉庫別の在庫数量管理には対応していません。在庫金額は商品マスタの仕入単価を使った管理用の目安です。

買い切りで、テンプレート自体の月額料金はありません。Excel等の利用料金は別途必要です。現在の価格は下の商品カードに表示しています。内容が合えば、この記事内でカートへ追加できます。

すでに注文した商品の入荷待ちまで追いたい場合は、在庫の残数管理と注文の進捗管理を分けて考えます。受発注管理テンプレートの対応範囲も確認できます。ただし、2つのファイルが自動連携する商品ではありません。

執筆：SpreadHub。2026年10月1日更新。商品仕様は2026年9月30日に販売中のv1.2を確認。記事内の表・数値は説明用の作成例です。